Veri sorumlusu: OTOS TECH Mühendislik Sanayi A.Ş.
Adres: Şekerpınar Mahallesi, Geri Dönüşümcüler Sitesi, Ayçiçek Sokak No: 29, Çayırova / KOCAELİ
E-posta: information@otostech.com
İnternet sitesi: www.otostech.com
OTOS TECH Mühendislik Sanayi A.Ş. (“Otostech” veya “Şirket”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz kişisel veriler hakkında sizi bilgilendiriyoruz. Bu metin; işlenen verileri, işleme amaçlarını ve hukuki sebeplerini, verilerin toplanma yöntemlerini, aktarıldığı alıcı gruplarını, saklama esaslarını ve haklarınızı açıklar.
Metin; çalışan ve stajyerleri, çalışan ve stajyer adaylarını, müşteri, tedarikçi, alt yüklenici ve iş ortaklarının gerçek kişi yetkili ve çalışanlarını, ziyaretçileri, iletişim kuran kişileri, basın mensuplarını, hissedarları, yönetim kurulu üyelerini ve görevleri nedeniyle Şirketle ilişki kuran kamu görevlilerini kapsar. Size uygulanacak açıklamalar, Otostech ile ilişkinizin niteliğine göre belirlenir; her kişi için aşağıda sayılan verilerin tamamı işlenmez.
Bu metin bir açık rıza beyanı değildir. Açık rıza gerektiren işlemler için aydınlatmadan ayrı bir rıza süreci yürütülür. Çalışan, kamera, internet erişimi veya çerez gibi belirli süreçlere ilişkin ayrıntılar, ilgili veriler elde edilirken o sürece özgü bilgilendirme ile açıklanır.
1 Hangi kişisel verileriniz hangi amaç ve hukuki sebeple işlenir
Kişisel verileriniz aşağıdaki süreçlerde elektronik ortamda tamamen veya kısmen otomatik yollarla; fiziki belgelerde ise bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanır. Veriler, ilgili iş için gerekli olan kapsamla sınırlı tutulur.
1.1 Çalışan ve stajyer adayları
Başvuru ve değerlendirme: Adınız, soyadınız, telefonunuz, e-posta adresiniz, başvurduğunuz pozisyon, özgeçmişiniz, eğitim, mesleki deneyim, teknik yetkinlik, sertifika ve yabancı dil bilgileriniz ile görüşme ve değerlendirme kayıtlarınız; başvurunun incelenmesi, pozisyona uygunluğun değerlendirilmesi ve sizinle iletişim kurulması için işlenir. Staj başvurularında okul, bölüm, sınıf, staj türü ve planlanan staj tarihleri de değerlendirilir. Hukuki sebep, sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili veri işlemenin gerekli olmasıdır (Kanun m.5/2-c).
Toplama yöntemi: Veriler başvuru formu, özgeçmiş, e-posta, yüz yüze veya çevrim içi görüşme ve başvurunuzu Şirkete ilettiğiniz istihdam platformları aracılığıyla alınır. Görevin gerektirmediği medeni durum, aile bilgisi, kimlik fotokopisi, dava veya icra bilgileri başvuru aşamasında talep edilmez.
1.2 Çalışanlar ve stajyerler
İş ve staj ilişkisi: Kimlik ve iletişim bilgileri, sözleşme, görev ve unvan, işe giriş ve ayrılış, çalışma ve izin, ücret ve banka hesabı, eğitim ve mesleki yeterlilik bilgileri; iş veya staj sözleşmesinin yürütülmesi, ücret ödemesi ve çalışma organizasyonu için işlenir (m.5/2-c). Bordro, vergi, sosyal güvenlik ve kanuni özlük kayıtları, ilgili iş ve sosyal güvenlik mevzuatı ile vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi için işlenir (m.5/2-a ve ç). Hukuki talep ve uyuşmazlık kayıtları, hakların tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla tutulur (m.5/2-e).
Toplama yöntemi: Bilgiler çalışan veya stajyerin sunduğu belgeler, sözleşmeler, insan kaynakları kayıtları, eğitim ve çalışma kayıtları ile yetkili kurum bildirimlerinden elde edilir. Her bir alt sürece ilişkin veri, amaç, aktarım ve saklama bilgileri işe veya staja girişte ve ilgili süreç başladığında ayrıca açıklanır. Eski çalışan ve stajyerler de bu metnin 5. bölümündeki yöntemlerle haklarını kullanabilir.
Özel nitelikli veriler: İşe uygunluk, iş sağlığı ve güvenliği veya sosyal güvenlik yükümlülükleri için zorunlu olan sağlık bilgileri, Kanun m.6/3-f kapsamında işlenir. İşyeri hekiminin tıbbi değerlendirme ve koruyucu hekimlik faaliyetleri, sır saklama yükümlülüğü altında ve m.6/3-e kapsamındaki şartlarla yürütülür. Tıbbi ayrıntılara erişim yetkili kişilerle sınırlandırılır. Diğer özel nitelikli veriler için ilgili veri ve somut hukuki şart ayrıca belirlenir; genel bir rıza veya iş sözleşmesi, bütün özel nitelikli verilerin işlenmesine dayanak sayılmaz.
1.3 Müşteriler ve müşteri yetkilileri ile çalışanları
Teklif ve proje yönetimi: Ad, soyad, görev, şirket bilgisi, iş telefonu ve e-posta adresi; teklif, sipariş, proje koordinasyonu, mühendislik ve tasarım görüşmeleri, model ve kalıp üretimi, kompozit üretim, işleme, kalite kontrol, teslimat ve satış sonrası destek iletişiminde kullanılır. Gerçek kişi müşterinin sözleşmeyle doğrudan ilgili verileri m.5/2-c; kurumsal müşteri temsilcilerinin iş iletişim bilgileri ise ticari ilişkinin yürütülmesine ilişkin meşru menfaat kapsamında m.5/2-f uyarınca işlenir.
Faturalama ve talepler: Sözleşme ve yetki belgelerindeki kimlik ve imza bilgileri, gerçek kişiye ait fatura ve ödeme bilgileri, gerekli banka ve vergi bilgileri; sözleşmenin ifası ve mali yükümlülükler için işlenir (m.5/2-c, a ve ç). Şikâyet, garanti, kabul ve uyuşmazlık kayıtları; talebin çözülmesi ve hakların korunması amacıyla işlenir (m.5/2-c ve e). Kurumsal proje dokümanları, ancak gerçek kişiyle ilişkilendirilebildikleri ölçüde kişisel veri olarak değerlendirilir.
Toplama yöntemi: Teklif talepleri, sözleşmeler, sipariş ve teslim belgeleri, iş yazışmaları, e-posta, telefon görüşmeleri, toplantılar ve kişinin temsil ettiği şirketten gelen bildirimler kullanılır. Telefonla bilgi alınması, görüşmelerin ses kaydının tutulduğu anlamına gelmez.
1.4 Tedarikçiler alt yükleniciler ve iş ortakları
Yetkili ve irtibat kişileri: Ad, soyad, görev ve unvan, iş iletişim bilgileri, imza ve temsil yetkisi bilgileri; tedarikçi değerlendirmesi, satın alma, hizmet alımı, proje ve teslimat koordinasyonu için işlenir. Gerçek kişi sözleşme taraflarında m.5/2-c; tüzel kişi yetkili ve çalışanlarında iş ilişkisinin yürütülmesine ilişkin meşru menfaat kapsamında m.5/2-f uygulanır. Gerçek kişiye ilişkin fatura, banka ve vergi kayıtları, ödeme ve mali yükümlülükler için m.5/2-c, a ve ç uyarınca işlenir.
Tesiste görev yapan çalışanlar: Ad, soyad, işveren, görev, görev tarihleri, tesise giriş ve çıkış kayıtları, gerekli mesleki yeterlilik ve iş güvenliği eğitim belgeleri; yetkilendirme, tesis güvenliği ve sahadaki işlerin koordinasyonu için işlenir (m.5/2-f). Mevzuatın gerektirdiği sosyal güvenlik ve iş sağlığı ve güvenliği belgeleri, yalnızca Şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için gerekli ölçüde işlenir (m.5/2-a ve ç). Sağlık bilgisi içeren belgeler açısından m.6/3-f şartı ve özel güvenlik önlemleri uygulanır.
Toplama yöntemi: Sözleşme ve sipariş belgeleri, ilgili kişinin veya işvereninin sunduğu yetki ve yeterlilik belgeleri, görev listeleri, tesis giriş kayıtları, e-posta, toplantı ve iş yazışmaları kullanılır. Tedarikçi veya alt yüklenici çalışanlarının işverenlerinde bulunan özlük dosyalarının tamamı talep edilmez.
1.5 İnternet sitesi ziyaretçileri ve iletişim kuran kişiler
İletişim ve teklif talepleri: İletişim formu veya e-posta ile ilettiğiniz ad, soyad, şirket ve görev bilgisi, e-posta, telefon, mesaj ve talebinizle ilgili ekler; sorunuza yanıt vermek, teklif hazırlamak ve talebinizi takip etmek için işlenir. Sözleşme kurulmasına yönelik gerçek kişi taleplerinde m.5/2-c; diğer iş iletişiminde, iletişimin yürütülmesine ilişkin meşru menfaat kapsamında m.5/2-f uygulanır. Hak arama ve şikâyet kayıtları ayrıca m.5/2-e kapsamında işlenir.
Teknik güvenlik: İnternet sitesine erişim sırasında oluşan IP adresi, istek tarihi ve saati, erişilen sayfa ve hata kayıtları; sitenin güvenli çalışmasının sağlanması, kötüye kullanımın tespiti ve teknik sorunların giderilmesi amacıyla meşru menfaat kapsamında işlenir (m.5/2-f). Kayıtlar bu amaç için gerekli kapsamla sınırlıdır.
Çerezler: Site’de yalnızca temel işleyiş ve oturum sürekliliği için gerekli ASP.NET SessionId oturum çerezi kullanılır. Dil tercihi, analiz, reklam veya pazarlama amaçlı çerez kullanılmaz. Çerezin sağlayıcısı, amacı, kullanım süresi ve hukuki sebebi Otostech Çerez Politikası’nda açıklanır. İletişim formu gönderilmesi, pazarlama izni veya açık rıza olarak yorumlanmaz.
1.6 Tesis ve ofis ziyaretçileri
Ziyaret kaydı: Ad, soyad, temsil edilen kurum, ziyaret edilen kişi veya birim, ziyaret zamanı ve araçla girişte plaka bilgisi; ziyaret organizasyonu, giriş yetkisinin kontrolü ve tesis güvenliği için işlenir. Hukuki sebep, kişilerin temel haklarına zarar vermemek kaydıyla fiziksel güvenliğin sağlanmasına ilişkin meşru menfaattir (m.5/2-f). Veriler ziyaretçi beyanı, randevu kaydı ve giriş noktalarındaki kayıtlar aracılığıyla toplanır. Kimlik doğrulama için gerekmeyen kimlik belgesi fotokopisi veya ayrıntılı nüfus bilgisi alınmaz.
Kamera ve ziyaretçi interneti: Kamera kaydı yapılan alanlarda, görüntü verisinin kapsamı, amacı, hukuki sebebi, saklama süresi ve alıcıları girişte sunulan kamera aydınlatmasında açıklanır. Ziyaretçi internet erişimi sunuluyorsa, tutulan erişim kayıtları ve uygulanabilir hukuki yükümlülükler bağlantı öncesindeki ayrı aydınlatmada belirtilir. Bu metin, kamera veya internet hizmetinin bulunmadığı yerlerde böyle bir işleme yapıldığı anlamına gelmez.
1.7 Basın mensupları ve etkinlik katılımcıları
Kurumsal iletişim: Basın mensubu veya etkinlik irtibat kişisinin adı, soyadı, kurumu, görevi, iş iletişim bilgileri ve katılım bilgileri; gelen basın taleplerine yanıt vermek ve katılım talep edilen toplantı, fuar veya etkinliği düzenlemek amacıyla meşru menfaat kapsamında işlenir (m.5/2-f). Bilgiler doğrudan kişiden, iş yazışmalarından, başvuru veya katılım kayıtlarından alınır.
Tanıtımda görsel kullanımı: Kişiyi belirlenebilir kılan fotoğraf veya videoların kurumsal tanıtımda kullanılması için gereken durumlarda, yayın kanalları ve amaçları ayrıca açıklanarak açık rıza alınır (m.5/1). Bu kullanım, etkinliğe katılımın zorunlu şartı değildir. Ticari elektronik ileti faaliyetleri için ilgili mevzuatın onay ve ret kuralları ayrıca uygulanır.
1.8 Diğer başvuru sahipleri ve kamu görevlileri
Talep, şikâyet veya resmî işlem kapsamında elde edilen ad, soyad, iletişim, görev, imza, başvuru içeriği ve ilgili belge bilgileri; başvurunun incelenmesi, yetkili makamlarla yazışma, denetim ve hukuki işlemlerin yürütülmesi için işlenir. Kanuni başvuru, bildirim ve denetim görevlerinde m.5/2-ç; hakların tesisi ve korunmasında m.5/2-e; diğer kurumsal iletişimde m.5/2-f uygulanır. Veriler dilekçe, resmî yazı, tutanak, e-posta, telefon ve ilgili kişinin sunduğu belgeler yoluyla elde edilir.
1.9 Hissedarlar ortaklar ve yönetim kurulu üyeleri
Kimlik, iletişim, imza, temsil ve görev bilgileri; pay sahipliği, genel kurul, yönetim kurulu, ticaret sicili ve kanuni bildirim işlemleri için işlenir. Kişisel nitelikteki ödeme ve banka bilgileri, hak edilen ödemelerin ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi için kullanılır. Hukuki sebepler, ticaret ve vergi mevzuatında öngörülme ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesidir (m.5/2-a ve ç); uyuşmazlık kayıtlarında m.5/2-e uygulanır. Veriler ilgili kişinin beyanından, pay ve karar kayıtlarından, resmî belgelerden ve yetkili kurum bildirimlerinden alınır. Bu ilişkiye özgü ayrıntılı bilgilendirme, ilgili işlem sırasında yapılır.
2 Kişisel verileriniz kimlere ve hangi amaçlarla aktarılır
2.1 Yurt içindeki alıcılar
Kişisel veriler, ilgili sürecin gerektirdiği veriyle sınırlı olarak ve Kanun’un 8. maddesindeki şartlar sağlanarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılır:
· Yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve icra mercileri: Kanuni bildirim, vergi, sosyal güvenlik, denetim ve hukuki taleplerin yerine getirilmesi için ilgili kimlik, işlem, mali ve istihdam kayıtları.
· Bankalar ve ödeme hizmeti sağlayıcıları: Ücret, tedarikçi ödemesi ve tahsilatların yürütülmesi için gerekli kimlik, hesap ve işlem bilgileri.
· Muhasebe, mali müşavirlik, hukuk ve bağımsız denetim hizmeti sağlayıcıları: Mali kayıtların hazırlanması, hukuki süreçlerin takibi ve ilgili denetimin yürütülmesi için gerekli kimlik, iletişim, mali ve uyuşmazlık bilgileri.
· Bilişim, barındırma, kurumsal iletişim ve teknik destek hizmeti sağlayıcıları: İlgili bilgi sisteminin işletilmesi, güvenliğinin sağlanması ve teknik desteğin verilmesi için hizmet kapsamında bulunan veriler; yetkiler görevle sınırlanır.
· Nakliye, kargo ve lojistik hizmeti sağlayıcıları: Teslimatın yapılması için alıcı veya irtibat kişisinin adı, iş iletişim bilgisi ve teslimat adresi.
· Müşteriler, tedarikçiler, alt yükleniciler ve iş ortakları: İlgili projenin yürütülmesi, görev koordinasyonu ve teslim kabul işlemleri için görevli kişilerin ad, unvan ve iş iletişim bilgileri ile işlemin gerektirdiği yetki ve yeterlilik bilgileri.
· İşyeri hekimi ve yetkili iş sağlığı ve güvenliği hizmeti sağlayıcıları: Kanuni sağlık gözetimi ve iş güvenliği yükümlülükleri için gerekli çalışan ve görev bilgileri; sağlık verilerinde Kanun m.6 şartları ve yeterli önlemler ayrıca uygulanır.
Aktarımın hukuki sebebi ilgili faaliyetin 1. bölümde belirtilen şartıdır. Bir hizmet sağlayıcıya aktarım, tek başına sınırsız kullanım veya başka amaçla işleme yetkisi vermez. Grup şirketlerine veya bağlı ortaklıklara sırf grup ilişkisi bulunduğu için veri aktarımı yapılması bu metinle öngörülmemektedir.
3 Kişisel verileriniz ne kadar süre saklanır
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta belirlenen saklama süreleri boyunca; böyle bir süre bulunmayan hallerde ise somut işleme amacının gerektirdiği süreyle sınırlı olarak saklanır. Amaç sona erdiğinde, devam eden bir kanuni saklama yükümlülüğü veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için gerekli bir neden yoksa veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Mali, ticari ve istihdam kayıtlarında ilgili kanuni süreler; aday başvurularında işe alım süreci ve varsa ayrı rızayla belirlenen aday havuzu süresi; iletişim ve ziyaret kayıtlarında işlemin gerektirdiği süre esas alınır. Kamera ve teknik erişim kayıtlarının süreleri, ilgili sisteme özgü aydınlatmada açıklanır. Uyuşmazlık nedeniyle tutulması gereken kayıtlar, yalnızca ilgili hak arama süreci için gerekli kapsam ve süreyle saklanır.
Rızanın geri alınması halinde, başka bir hukuki sebep bulunmayan rızaya dayalı işleme durdurulur. Kanuni saklama yükümlülüğünün devam ettiği kayıtlar farklı amaçlarla kullanılmaksızın korunur; yedekler de uygulanabilir imha takvimine dahil edilir.
4 Kişisel verilerinize ilişkin haklarınız nelerdir
Kanun’un 11. maddesi kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir, işlenmişse bilgi isteyebilir, işleme amacını ve amaca uygun kullanımı sorgulayabilir, yurt içi ve yurt dışındaki alıcıları öğrenebilir, eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini ve kanuni şartlar oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini talep edebilirsiniz. Düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir; yalnızca otomatik analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz edebilir ve hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.
5 Haklarınızı nasıl kullanabilirsiniz
Başvurunuzu OTOS TECH Mühendislik Sanayi A.Ş.’ye aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:
· Yazılı başvuru: İmzalı dilekçenizi Şekerpınar Mahallesi, Geri Dönüşümcüler Sitesi, Ayçiçek Sokak No: 29, Çayırova / KOCAELİ adresine elden veya posta yoluyla iletebilirsiniz.
· Elektronik posta: Şirkete daha önce bildirdiğiniz ve Şirket sisteminde kayıtlı olan e-posta adresinizden information@otostech.com adresine başvurabilirsiniz. Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış başvurularınızı da bu adrese gönderebilirsiniz.
· Kayıtlı elektronik posta: otostech@hs01.kep.tr adresine kendi KEP adresiniz üzerinden başvurabilirsiniz.
Başvurunuzda adınız ve soyadınız, yazılı başvuruda imzanız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranız; yabancılar için uyruğunuz, pasaport veya varsa kimlik numaranız, tebligata esas adresiniz, varsa bildirime esas e-posta, telefon ve faks bilgileriniz ile talebiniz yer almalıdır. Konuyla ilgili bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir. Belirli bir form kullanılması zorunlu değildir.
Başvurunun size ait olduğunun güvenli biçimde doğrulanması için gerekli ve ölçülü ek bilgi istenebilir; her başvuruda kimlik belgesi fotokopisi sunma zorunluluğu yoktur. Temsilci aracılığıyla başvuruluyorsa temsil yetkisini gösteren belge eklenmelidir. İletinizin konu bölümüne “KVKK Başvurusu” yazmanız başvurunun yönlendirilmesini kolaylaştırır.
6 Başvurunuz ne kadar sürede cevaplanır
Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç Şirkete ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvuru kabul edilir veya gerekçesi açıklanarak reddedilir; cevap yazılı ya da elektronik ortamda tarafınıza iletilir.
Başvurular kural olarak ücretsizdir. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunun Şirketin hatasından kaynaklanması halinde alınmış ücret iade edilir.